Eurowag: transportatorii pot reduce cu zeci de procente costurile operaționale din străinătate

Karolina Styrcz, expertă din cadrul Eurowag Group, oferă răspunsul la o întrebare arzătoare: cum să eviți capcanele fiscale și să recuperezi eficient TVA-ul și accizele în transporturi?

Deși procesul de recuperare a TVA-ului sau a accizelor în transportul rutier este complex și consumator de timp și necesită o înțelegere aprofundată a reglementărilor locale din țara în care transportatorul solicită rambursarea, este un pas care merită făcut. De ce? Deoarece poate genera beneficii financiare substanțiale pentru companiile de transport. De exemplu, o rambursare a accizelor se poate ridica la aproximativ 0,017 EUR și chiar 0,09 EUR pe litru de combustibil. De exemplu, la achiziționarea a 1.000 de litri de motorină în Belgia, un transportator poate economisi aproape 200 euro dintr-o singură realimentare. Așadar, cum se poate recupera eficient TVA-ul și accizele în transport și cine este eligibil să aplice? Karolina Styrcz, expertă din cadrul Eurowag Group, oferă răspunsul.

Provocări în procesul de rambursare a TVA-ului și a accizelor în transporturi

Una dintre principalele provocări pentru companiile de transport este recuperarea TVA-ului pentru serviciile sau bunurile achiziționate în străinătate, cum ar fi combustibilul, taxele de drum, parcarea sau accesoriile pentru vehicule, precum și accizele pentru achizițiile de motorină. Întregul proces este destul de complex din cauza procedurilor complicate, a examinării îndelungate a cererilor de rambursare, a riscului ridicat de erori documentare, a termenelor limită stricte pentru solicitările oficiale frecvente și a barierei lingvistice în comunicarea continuă cu autoritățile fiscale străine. „Una dintre principalele dificultăți în procesul de recuperare a TVA-ului și a accizelor constă în necesitatea de a naviga prin procedurile administrative complexe aplicate de birourile fiscale și vamale, care variază de la o țară la alta. Aceasta înseamnă că firmele de transport trebuie să aibă o înțelegere solidă a legislației locale, care necesită o monitorizare constantă datorită actualizărilor frecvente ale acesteia. Mai mult, procesul implică îndeplinirea multor cerințe formale – de exemplu, în cazul rambursărilor de accize, companiilor li se poate solicita să prezinte documentația completă pentru vehiculele în leasing, împreună cu traduceri autorizate, să obțină diverse certificate oficiale, să furnizeze informații detaliate despre flota lor și să completeze formulare sau rapoarte complexe. Ceea ce complică și mai mult procesul este faptul că comunicarea cu autoritățile străine are loc de obicei în limba lor maternă, ceea ce înseamnă că solicitanții trebuie să fie familiarizați și cu limba oficială a țării respective”, spune Karolina Styrcz, liderul echipei de rambursare a TVA la Eurowag Group.

Karolina Styrcz (Eurowag) subliniază, de asemenea, că depunerea documentației necesită răbdare, prudență și atenție meticuloasă la detalii, deoarece chiar și cea mai mică eroare poate duce la complicații sau chiar la o decizie negativă.

„Riscul ridicat de erori documentare reprezintă o altă provocare majoră pentru companiile de transport. Chiar și inexactități minore pot duce la respingerea cererii, așa că precizia este esențială. În plus, procesul de rambursare durează mult timp – de obicei între 3 și 8 luni pentru TVA, în timp ce rambursările de accize pot dura până la doi ani sau mai mult. Toate aceste bariere fac din acest proces o provocare organizațională semnificativă pentru mulți operatori de transport, care adesea nu dispun de resursele interne necesare pentru a gestiona astfel de probleme în mod independent”, adaugă Karolina Styrcz de la Eurowag Group.

Cine poate solicita o rambursare?

Există mai multe condiții cheie care trebuie îndeplinite atunci când se solicită rambursări de taxe în transportul rutier. În cazul TVA-ului pentru bunuri și servicii achiziționate în străinătate, se poate solicita o rambursare dacă:

• compania este plătitoare activă de TVA într-o țară UE,
• nu are un sediu social sau un loc de desfășurare permanentă a activității în țara în care au fost achiziționate bunurile sau serviciile,

În plus, compania trebuie să aibă statut de plătitor activ de TVA în statul membru al UE în care este stabilită și nu poate desfășura activități comerciale sau avea o reprezentanță oficială în țara din care solicită o rambursare. De asemenea, este esențial ca firmele să nu utilizeze carduri universale de combustibil, deoarece acestea nu sunt acceptate pentru rambursările de accize. În schimb, cardurile de combustibil trebuie alocate unor vehicule specifice.

„Acestea nu sunt singurele condiții care trebuie îndeplinite la recuperarea accizelor. De asemenea, este necesar să se furnizeze facturi pentru alimentarea cu motorină. Tipul de vehicul este la fel de important și trebuie să respecte strict cerințele legale. Vehiculele grele trebuie să aibă o greutate totală admisă de cel puțin 7,5 tone. În cazul autocarelor și autobuzelor, acestea trebuie să se încadreze în categoria M2 sau M3 și să aibă mai mult de 8 locuri. De asemenea, este esențial să se îndeplinească toate cerințele formale specifice fiecărei țări, care pot include prezentarea certificatelor de înmatriculare permanente a vehiculului, a contractelor de leasing sau furnizarea de traduceri certificate ale documentelor relevante”, spune Karolina Styrcz.

Cum se recuperează o rambursare și cât se poate economisi?

În procedura de rambursare a TVA-ului, toate documentele necesare, inclusiv facturile și chitanțele, trebuie depuse împreună cu cererea la autoritatea fiscală competentă. Este demn de remarcat faptul că regulile diferă ușor în funcție de dacă sediul companiei este în UE.

Companiile înregistrate în Uniunea Europeană depun cererile de rambursare a TVA-ului la administrația fiscală națională, care transmite apoi documentația către autoritatea fiscală competentă din țara în care a fost plătită TVA-ul. Pe de altă parte, întreprinderile din afara UE trebuie să depună documentele necesare direct în țara în care a fost suportată taxa, evitând astfel dubla impunere. În cazul accizelor, procedura diferă: trebuie depusă o cerere la autoritatea fiscală a țării UE relevante, solicitând rambursarea unei părți din accizele incluse în prețul motorinei. Cota aplicabilă este anunțată oficial de către autoritatea vamală a fiecărei țări și poate varia în funcție de regiune, în unele cazuri. În plus, documentația și condițiile de eligibilitate pentru rambursare sunt definite individual de fiecare stat membru și pot diferi semnificativ.

Companiile de transport pot economisi chiar și câteva zeci de procente la costurile operaționale în străinătate. De exemplu, în Franța, se poate solicita o rambursare de 0,1575 EUR pe litru de combustibil; în Belgia, suma este de 0,1924 EUR; iar în Italia, se aplică cea mai mare cotă – peste 0,21418 EUR pe litru. În plus, TVA-ul poate fi recuperat, cu cote medii de aproximativ 20% pentru aceleași facturi și pentru alte cheltuieli legate de transport.

Rambursări rapide și simple de TVA și accize – Cum?

Complexitatea procedurilor, reglementările dificile și timpii lungi de procesare pot descuraja operatorii de transport să acționeze în acest domeniu. Cu toate acestea, merită efortul, deoarece aceste activități contribuie la reducerea costurilor în continuă creștere. Eurowag susține rambursările de TVA din 26 de țări ale UE, precum și din Regatul Unit și Norvegia. În cazul accizelor, compania oferă asistență la recuperarea rambursărilor din șapte țări: Franța, Italia, Belgia, Slovenia, Ungaria, Croația și Spania. Cel mai important, cu sprijinul potrivit, companiile își pot primi rambursările mult mai rapid și cu mai puțin efort decât dacă ar gestiona procesul independent. „Cu asistență specializată, companiile de transport nu trebuie să înțeleagă fiecare nuanță juridică sau să își facă griji cu privire la pregătirea documentelor necesare pentru procedura de rambursare. Ne asumăm întreaga responsabilitate pentru gestionarea tuturor formalităților – de la pregătirea documentației, înregistrarea la biroul fiscal sau vamal relevant, până la procesarea cererii și finalizarea procesului de rambursare sau depunerea unei contestații, dacă este necesar. De asemenea, gestionăm toată comunicarea cu autoritățile fiscale competente și suntem foarte familiarizați cu cadrele juridice ale fiecărei țări, ceea ce ne permite să finalizăm procesul mult mai eficient. Este demn de remarcat faptul că rambursările de TVA și accize pot fi obținute și printr-o opțiune de prefinanțare accelerată pe care o oferim. Aceasta înseamnă că transportatorii nu trebuie să aștepte rambursarea de la biroul fiscal sau vamal relevant, deoarece finanțăm rambursarea în următorul ciclu de facturare în cazul TVA sau imediat după depunerea cererii în cazul accizelor – o soluție deosebit de importantă pentru operatorii de transport, deoarece simplifică și accelerează întregul proces”, conchide Karolina Styrcz de la Eurowag Group.